{"id":14250,"date":"2020-01-23T09:00:57","date_gmt":"2020-01-23T08:00:57","guid":{"rendered":"https:\/\/www.viaprinto.de\/blog\/?p=14250"},"modified":"2024-01-26T15:55:17","modified_gmt":"2024-01-26T14:55:17","slug":"event-management","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.viaprinto.de\/blog\/event-management\/","title":{"rendered":"Event- &amp; Veranstaltungsmanagement"},"content":{"rendered":"\n<p>Das Berufsfeld Marketing ist in den vergangenen Jahren und\nJahrzehnten immer weitergewachsen, hat mehr Bereiche unter seine Fittiche\ngenommen und sich im \u00f6ffentlichen Bild eines Unternehmens einen immer\nwichtigeren, festen Platz gesichert. Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne\neigene Marketing-Abteilung aus. Warum? Weil es einen Unterschied macht, ob\njemand sich intensiv mit dem Thema auseinandersetzen kann oder ob er sich nur\n\u201enebenbei\u201c darum k\u00fcmmert und den eigentlichen Fokus seiner Arbeit gar nicht auf\ndie Weiterverbreitung der Markenbotschaft legen kann.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein wichtiger Punkt des Marketings ist mittlerweile auch das\nEvent- und Veranstaltungsmanagement. Es geht schlie\u00dflich auch bei s\u00e4mtlichen\nVeranstaltungen darum, dass das Unternehmen nach au\u00dfen hin pr\u00e4sentiert wird. Ob\nnun als Aussteller auf einer Messe, als Einzelbesucher ebendieser, als\nAusrichter eines Sportevents oder einer Sommerfeier. Immer steht das\nUnternehmen entweder im Spotlight oder in der Schusslinie \u2013 je nachdem, wie der\nAuftritt geplant und umgesetzt wurde.<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/blog\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/event-versanstaltungsmanagement-800x600px-@2x.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-14249\"\/><\/figure>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Was ist ein Event?<\/h4>\n\n\n\n<p>Doch fangen wir zun\u00e4chst bei den Begrifflichkeiten an. Was versteht man unter einem Event?<br>In der Regel ist ein Event eine Veranstaltung, die zeitlich begrenzt daf\u00fcr sorgt, dass Interaktion zwischen dem Unternehmen und der Zielgruppe stattfinden kann, dass ein oder mehrere Unternehmen ihre Botschaft an den Mann und die Frau bringen k\u00f6nnen. Dazu z\u00e4hlen heute auch Online-Events, an denen der Interessent nur per Mediennutzung teilnehmen kann.<br>Wichtig ist, dass \u201e<a href=\"https:\/\/wirtschaftslexikon.gabler.de\/definition\/event-34760\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"erlebnisorientierte Kommunikationsbotschaften (\u00f6ffnet in neuem Tab)\">erlebnisorientierte Kommunikationsbotschaften<\/a>\u201c ihren Weg in die Veranstaltungskommunikation finden und dort dem Interessenten Lust auf mehr machen.<\/p>\n\n\n\n<p>Somit f\u00e4llt jede Veranstaltung, die organisiert wird, in den\nBereich des Events und damit auch in den Bereich des Eventmanagements. Sowohl das\nfirmeninterne Sommerfest, bei dem die Zielgruppe die eigenen Mitarbeiter sind\nals auch der Messeauftritt, mit dem je nach Ausrichtung entweder potentielle\nArbeitnehmer, Interessenten oder sogar schon Bestandskunden angesprochen werden\nsollen. Der Bandbreite an m\u00f6glichen Veranstaltungen sind keine Grenzen gesetzt.\n<\/p>\n\n\n\n<p>Nur das Vorgehen ist bei allen gleich: Planung,\nKoordination, Durchf\u00fchrung.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\">Planung: Der Teufel steckt im Detail<\/h4>\n\n\n\n<p>Zun\u00e4chst sollte die Veranstaltung in ein Projekt umgewandelt werden. Sind Sie beispielsweise mit Ihrem Unternehmen auf der f\u00fchrenden Fachmesse vertreten, nennen Sie das Projekt \u201eFachmesse 2020\u201c.<br>Erstellen Sie ein Datenblatt, auf dem Sie alle Fakten zur Veranstaltung festhalten \u2013 als \u00dcbersicht und als Leitfaden f\u00fcr das weitere Vorgehen. Nennen Sie darin die Details, die Sie von der Veranstaltung wissen: <\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Wann genau findet sie statt \u2013 am besten mit\n\u00d6ffnungs- bzw. Veranstaltungszeiten? <\/li>\n\n\n\n<li>Wo genau, welcher Ort, welche Stra\u00dfe, an welchem\nEingang k\u00f6nnen Marketingmaterialien wie Flyer, Plakate oder Brosch\u00fcren\nangeliefert werden? Durch welchen Eingang k\u00f6nnen Sie oder Ihre Kollegen die\nMessematerialien wie Beachflags, Roll-Ups oder X-Banner an Ihren Stand bringen\nund aufbauen?&nbsp; &nbsp;&nbsp;<\/li>\n\n\n\n<li>Apropos Stand: welche Standnummer hat Ihr\nUnternehmen? Gibt es vielleicht sogar einen Standplan vorab, sehen Sie sich\ndiesen genau an \u2013 so wissen Sie fr\u00fchzeitig, wer in Ihrer Umgebung steht und wie\nSie zu Ihrem Stand gelangen. <\/li>\n\n\n\n<li>Wer f\u00e4hrt aus Ihrem Unternehmen zur\nVeranstaltung? Wer sind die Beteiligten hinter den Kulissen? Denken Sie hier\nauch daran, dass Hotel\u00fcbernachtungen n\u00f6tig werden k\u00f6nnen, selbst, wenn die\nVeranstaltung nur eint\u00e4gig angesetzt ist. Meist wird bereits vorher aufgebaut\nund manche Veranstalter sehen ein Abbauen am Veranstaltungstag ebenfalls nicht\ngerne.<\/li>\n\n\n\n<li>Wer sind Ihre Ansprechpartner in Sachen\nKoordination und Organisation seitens des Veranstalters? Wen k\u00f6nnen Sie\nansprechen, wenn sich vor Ort etwas ergibt, das im Voraus nicht abgesprochen\nwar? Oder Sie mehr Platz, besseres Equipment oder doch einen Stehtisch mehr\nben\u00f6tigen?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Damit haben Sie die Basisinformationen f\u00fcr Ihre\nVeranstaltung zusammengefasst und Sie k\u00f6nnen in die Detailplanung gehen.\nUnterteilen Sie dazu den gesamten Zeitraum in mehrere Phasen, die Sie dann\nwiederum in Teilaufgaben gliedern. So gelingt Ihnen ein entspannteres Arbeiten\nmit kleinen Zielen, f\u00fcr die Sie ebenfalls einzelne Deadlines festlegen k\u00f6nnen.\nDiese verleihen dem Prozess zus\u00e4tzlich eine gewisse \u00dcbersichtlichkeit und\nhinterlassen nach erfolgreichem Abschluss schon ein gutes Gef\u00fchl. Schritt f\u00fcr\nSchritt kommen Sie der Veranstaltung n\u00e4her.<\/p>\n\n\n\n<p>Nach den grundlegenden Planungen stehen nun auch Fragen an\nwie: wie soll der Stand aussehen? Welche Materialien werden vor Ort gebraucht?\nWomit soll Werbung gemacht werden? Was sollen Interessierte mit nach Hause\nnehmen k\u00f6nnen, um das Unternehmen in Erinnerung zu behalten?<\/p>\n\n\n\n<p>Ein klassischer Stand besteht meist aus einem (oder\nmehreren) Stehtisch(en), die vom Veranstalter gestellt oder bei ihm bestellt\nwerden k\u00f6nnen. Zus\u00e4tzlich nat\u00fcrlich aus eigenem Messe- und Marketingmaterial\nwie beispielsweise:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Beachflags (\u00f6ffnet in neuem Tab)\" href=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/beachflags\" target=\"_blank\">Beachflags<\/a>, die sehr passend an den R\u00e4ndern eines Standes platziert werden k\u00f6nnen<\/li>\n\n\n\n<li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"X-Banner (\u00f6ffnet in neuem Tab)\" href=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/x-banner\" target=\"_blank\">X-Banner<\/a>, die in gro\u00dfen Gr\u00f6\u00dfen bestellbar sind und daher eine gute \u201eR\u00fcckwand\u201c darstellen k\u00f6nnen<\/li>\n\n\n\n<li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Roll-Ups (\u00f6ffnet in neuem Tab)\" href=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/roll-ups-xxl\" target=\"_blank\">Roll-Ups<\/a>, die sich sehr gut an einzelne Events anpassen lassen, da sie recht einfach in ihrer Kassette ausgetauscht werden k\u00f6nnen<\/li>\n\n\n\n<li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Flyer  (\u00f6ffnet in neuem Tab)\" href=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/flyer\" target=\"_blank\">Flyer<\/a> mit besonderen Angeboten zur Veranstaltung<\/li>\n\n\n\n<li><a rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Brosch\u00fcren (\u00f6ffnet in neuem Tab)\" href=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/broschueren-klebebindung\" target=\"_blank\">Brosch\u00fcren<\/a>, die das Portfolio des eigenen Unternehmens pr\u00e4gnant zusammenfassen<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"https:\/\/www.viaprinto.de\/visitenkarten\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" aria-label=\"Visitenkarten (\u00f6ffnet in neuem Tab)\">Visitenkarten<\/a> \u2013 entweder f\u00fcr jeden Teilnehmer einzeln oder aber eine schlichte Visitenkarte, auf der Key Facts zu Ihrem Unternehmen stehen<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<p>Doch auch diese Materialien wollen geplant sein: schauen Sie\nunbedingt vorher, welche Produktions- und Lieferzeiten vorliegen und planen Sie\nIhre Deadlines entsprechend. Dies ist auch wichtig f\u00fcr die Kostenkalkulation.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Koordination: Mittler\nzwischen Unternehmen, Produzent und Veranstalter<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Nicht jede Aktion aus Ihrem sorgf\u00e4ltig erstellten Plan k\u00f6nnen Sie selbst umsetzen. Je nach Ihrem Aufgabenbereich k\u00f6nnen Sie ein X-Banner oder einen Flyer textlich und grafisch gestalten, mit dem Druck sieht es dann aber wieder anders aus.<br>Sie k\u00f6nnen sich ein Raumkonzept f\u00fcr Ihren Stand \u00fcberlegen, die Umsetzung wird aber vermutlich vom Veranstalter erfolgen. So summieren sich Teilaufgaben, die Sie koordinieren m\u00fcssen, um den Erfolg der Veranstaltung in Angriff zu nehmen. <\/p>\n\n\n\n<p>Dabei steht f\u00fcr Sie selbst das Unternehmen und die Umsetzung\nim Sinne des Unternehmens an erster Stelle. Allerdings sollten Sie \u00fcber die\nFristen, Liefer- und Produktionszeiten sowie die Anlieferungsbedingungen und\nweitere organisatorische Gegebenheiten seitens des Veranstalters informiert\nsein \u2013 so kann eine reibungslose und f\u00fcr alle Seiten erfolgreiche Abwicklung\nerfolgen.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Durchf\u00fchrung: Der\ngro\u00dfe Tag<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Sind alle Vorbereitungen getroffen, wird es ernst. Der Aufbau der Veranstaltung beginnt. Sei es eine firmeninterne Feier, bei der auf dem Hof f\u00fcr den Aufbau von Zelt, Schanktheke und H\u00fcpfburg gesorgt werden muss oder sei es ein Messebesuch, bei dem die Beachflags, Roll-Ups, Tische und Werbematerialien aufgestellt werden m\u00fcssen: behalten Sie den \u00dcberblick!<\/p>\n\n\n\n<p>Am besten erstellen Sie sich auch hier vorab eine Liste dar\u00fcber, was Sie unbedingt am Veranstaltungstag ben\u00f6tigen. Machen Sie sich einen Plan, was an welcher Stelle liegen oder stehen soll. Sollte etwas nicht ganz so aussehen, wie Sie es sich vorgestellt haben, k\u00f6nnen Sie immer noch kurzfristig umplanen, aber Sie haben zun\u00e4chst einen groben \u00dcberblick und tendieren weniger dazu etwas zu vergessen.<\/p>\n\n\n\n<p>Seien Sie vor Ort der Ansprechpartner f\u00fcr Ihr Event \u2013 Sie haben\ndie Planung und Koordination \u00fcbernommen, daher wissen Sie auch am besten \u00fcber\ndas Projekt \u201eEvent\u201c Bescheid. Genie\u00dfen Sie die Veranstaltung, aber behalten Sie\nauch den Fokus. Kurzfristige \u00c4nderungen k\u00f6nnen immer vorkommen und sollten von\nIhnen im Vorfeld eingeplant sein, damit Sie schnell agieren k\u00f6nnen. Sicher k\u00f6nnen\nSie nicht jede Eventualit\u00e4t \u201evorhersehen\u201c, es geht lediglich darum, dass Sie darauf\nvorbereitet sind, dass sich etwas \u00e4ndern k\u00f6nnte.<\/p>\n\n\n\n<h4 class=\"wp-block-heading\"><strong>Professionelle Hilfe<\/strong><\/h4>\n\n\n\n<p>Auch wenn sich das Event-Management so unkompliziert anh\u00f6rt,\nsollte Ihnen vorweg eines klar sein: der Prozess ist ungemein zeitintensiv und\nmuss von A bis Z durchdacht werden. Sie haben gesehen, dass allein in der Planung\neines Events viel Zeit und Hirnschmalz steckt \u2013 beides Ressourcen, die Sie auch\nf\u00fcr Ihre Alltagsaufgaben ben\u00f6tigen. <\/p>\n\n\n\n<p>Aber keine Sorge, es gibt Hilfe: Event-Agenturen oder selbstst\u00e4ndige Event-Manager helfen Ihnen gerne bei der Planung und Umsetzung Ihrer Veranstaltung.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Das Berufsfeld Marketing ist in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten immer weitergewachsen, hat mehr Bereiche unter seine Fittiche genommen und sich im \u00f6ffentlichen Bild eines Unternehmens einen immer wichtigeren, festen Platz gesichert. Kaum ein Unternehmen kommt noch ohne eigene Marketing-Abteilung aus. Warum? 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